Accord de traitement des données (entreprises)

1. Parties et rôles

• Responsable du traitement — le titulaire du compte entreprise (« vous »).
• Sous-traitant — FoxDocs (foxdocs.ai), contact : [email protected].
• Vous confirmez disposer d'une base légale pour traiter les données de vos clients et les transmettre à FoxDocs, et avoir informé vos clients.

2. Objet et durée

Traitement des données personnelles de vos clients afin de remplir les formulaires officiels que vous sélectionnez, aussi longtemps que le mode entreprise est activé, puis jusqu'à la suppression des données conformément à la section 9.

3. Nature et finalité

Réception des données via le chat, le formulaire et les fichiers téléversés ; reconnaissance des photos de documents ; remplissage et vérification assistés par l'IA ; production de fichiers PDF ; conservation des valeurs pour un remplissage répété ; suppression. La seule finalité est de remplir des documents pour vous.

4. Types de données et personnes concernées

• Données : données d'identification (nom, date de naissance, nationalité, sexe), données de documents (numéros de passeport et de pièce d'identité, informations sur le visa), coordonnées (adresse, téléphone, e-mail), informations sur le voyage et le séjour, autres informations exigées par un formulaire, images de documents.
• Personnes concernées : vos clients et les personnes mentionnées dans leurs formulaires (membres de la famille, hôtes, propriétaires de biens).
• Les catégories particulières de données ne sont pas demandées. Si un formulaire comporte un tel champ, il vous appartient de garantir une base légale pour celui-ci.

5. Obligations de FoxDocs

• Traiter les données uniquement sur vos instructions documentées ; votre utilisation des fonctionnalités du service constitue une telle instruction. Nous vous informerons si nous estimons qu'une instruction enfreint la loi.
• Ne pas utiliser les données de vos clients à nos propres fins : les conversations d'un compte entreprise sont exclues de l'analyse servant à améliorer le service (Politique de confidentialité, section 5).
• Veiller à ce que le personnel ayant accès aux données soit tenu à la confidentialité et n'y accède que pour l'assistance, la correction d'erreurs et la sécurité.
• Appliquer les mesures de sécurité de la section 6.
• Vous aider à répondre aux demandes de vos clients et à respecter vos obligations en matière de sécurité, de notification des violations et d'analyse d'impact, compte tenu des informations dont nous disposons.
• Mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer la conformité (section 11).

6. Mesures de sécurité

• Chiffrement de tout le trafic (HTTPS/TLS), site placé derrière Cloudflare.
• Mots de passe conservés uniquement sous forme de hachage ; jetons d'accès Google conservés chiffrés.
• Profil dans Google Drive chiffré dans le navigateur (AES-256-GCM), si Drive est connecté.
• Masquage des numéros de documents, des dates de naissance, des adresses e-mail et des numéros de téléphone avant l'envoi au modèle dans le chat et dans les questions (exceptions : vérification par IA, reconnaissance des photos et des PDF, OCR).
• Les valeurs des formulaires ne sont pas inscrites dans les journaux techniques.
• Accès au serveur uniquement par clé, pare-feu, mises à jour de sécurité automatiques ; sauvegardes quotidiennes conservées 14 jours.

7. Sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez FoxDocs à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants. Nous publierons sur cette page les modifications de cette liste avant leur entrée en vigueur ; si vous vous y opposez, vous pouvez désactiver le mode entreprise.

8. Demandes des personnes concernées

Si l'un de vos clients s'adresse directement à FoxDocs, nous vous transmettrons sa demande et n'y répondrons pas sur le fond sans votre instruction. Des outils d'export et de suppression sont disponibles dans votre compte ; pour toute autre demande, écrivez à [email protected].

9. Conservation et suppression

• Les données des clients sont supprimées 90 jours après le téléchargement du document.
• Sur votre demande, nous les supprimons plus tôt.
• Lorsque le mode entreprise est désactivé ou que le compte est supprimé, les données sont supprimées selon les mêmes règles ; les données supprimées disparaissent des sauvegardes dans un délai de 14 jours.

10. Violations de données personnelles

Nous vous informerons dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d'une violation affectant les données de vos clients, en vous communiquant les informations dont nous disposons, afin que vous puissiez respecter vos propres délais (RGPD, art. 33 — 72 heures ; PDPA, art. 37(4)).

11. Audits

Sur demande, nous fournissons les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Des audits et inspections menés par vous ou par un auditeur que vous désignez sont possibles moyennant un préavis raisonnable, à des dates convenues, et ne doivent pas divulguer les données d'autres clients.

12. Transferts internationaux

Les données sont traitées en dehors de l'UE/EEE et de la Thaïlande (voir la section 7 et la Politique de confidentialité, section 7). Sur demande, nous fournissons des informations sur les garanties appliquées à un sous-traitant ultérieur donné.

13. Primauté et acceptation

Pour le traitement des données de vos clients, le présent accord prévaut sur les Conditions d'utilisation ; pour tout le reste, les Conditions s'appliquent. L'accord est accepté lorsque vous activez le mode entreprise dans votre compte ; la version et la date d'acceptation sont conservées avec votre compte.