Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes et notre rôle

foxdocs.ai est un service de remplissage de formulaires officiels. L'opérateur du service est FoxDocs (foxdocs.ai). Contact pour toute question relative à la confidentialité : [email protected].

• Lorsque vous remplissez des formulaires pour vous-même ou votre famille, FoxDocs est le responsable du traitement de vos données (le « responsable du traitement » au sens du RGPD et le « data controller » au sens du PDPA thaïlandais).
• Lorsqu'une entreprise (une agence, un avocat, un gestionnaire immobilier) saisit les données de ses clients avec le mode entreprise activé, l'entreprise est le responsable du traitement et FoxDocs est son sous-traitant au titre de l'Accord de traitement des données (DPA). Les clients d'une telle entreprise doivent d'abord s'adresser à celle-ci ; nous l'aiderons à répondre.
• Si vous saisissez les données d'une autre personne, assurez-vous de disposer de son consentement ou d'une autre base légale, et informez-la de la présente politique.

2. Les données que nous traitons

• Compte : adresse e-mail, nom, mot de passe (conservé uniquement sous forme de hachage). En cas de connexion avec Google — l'adresse e-mail et le nom de votre compte Google.
• Réponses et valeurs des champs : tout ce que vous saisissez dans un formulaire ou dans le chat — données du passeport, dates, adresses, informations sur le voyage et le séjour et toute autre information exigée par le formulaire concerné.
• Images et fichiers de documents : photos ou PDF que vous téléversez pour reconnaissance.
• Profil : personnes, biens immobiliers et adresses enregistrés pour remplir à nouveau des formulaires.
• Données techniques : adresse IP, informations sur le navigateur, identifiants de cookies (voir la Politique relative aux cookies), journaux techniques.

Nous ne demandons pas de catégories particulières de données. Si un formulaire comporte lui-même un tel champ, la valeur est utilisée uniquement pour remplir ce formulaire.

3. Finalités et bases légales

La fourniture des données est facultative, mais un formulaire ne peut être rempli sans les réponses qu'il exige.

4. Où les données sont conservées

• Serveur FoxDocs (base de données et stockage de fichiers sur un VPS hébergé par Namecheap aux États-Unis) : votre compte ; les messages du chat et les valeurs des champs ; les fichiers et images téléversés dans le chat ; les documents enregistrés pour « Répéter » ; votre profil si Google Drive n'est pas connecté ; les journaux techniques. Les valeurs des formulaires ne sont pas inscrites dans les journaux techniques.
• Votre Google Drive (uniquement si vous le connectez) : votre profil est conservé dans le dossier caché de l'application (appDataFolder). Il est chiffré dans votre navigateur avec AES-256-GCM avant l'envoi. La clé de chiffrement est conservée sur le serveur FoxDocs et n'est remise qu'à votre compte connecté ; la clé seule ne permet pas d'ouvrir vos données sans accès à votre Drive. Lorsque vous connectez Drive, nous supprimons la copie du profil sur le serveur et cessons de conserver sur le serveur les documents pour « Répéter ». Lorsque vous démarrez un chat, votre navigateur déchiffre le profil et envoie à notre serveur les données nécessaires pour ce formulaire. Révoquez l'accès sur myaccount.google.com/permissions.
• Votre navigateur : le brouillon du formulaire et un profil temporaire restent dans le stockage local de votre navigateur jusqu'à ce que vous les effaciez.
• Une image envoyée via « Remplir à partir d'une photo » n'est pas conservée : elle sert à une seule reconnaissance.

5. IA et masquage

L'assistant du chat est un logiciel d'IA, et non une personne ; le chat l'indique. Les réponses de l'IA, la reconnaissance des photos et la vérification par IA sont produites par des modèles de langage tiers (section 6).

• Masquage : avant qu'un message du chat ou une question ne soit envoyé au modèle, les numéros de documents (passeport, NIE/DNI, carte d'identité thaïlandaise, sécurité sociale, numéros de compte bancaire et d'identification fiscale), les dates de naissance, les adresses e-mail et les numéros de téléphone sont remplacés par des substituts. Les valeurs réelles sont restaurées de notre côté et ne quittent jamais le serveur dans cette requête.
• Exceptions — le modèle voit les valeurs réelles : la vérification par IA (elle doit comparer les numéros entre les documents), la reconnaissance d'une photo ou d'un PDF de document téléversé, l'OCR du passeport et l'assistant de votre compte.
• Amélioration du service : des extraits de conversations terminées, dont les valeurs saisies au cours de la session, les noms, adresses, numéros, dates, adresses e-mail et numéros de téléphone ont été supprimés automatiquement, sont analysés par un modèle afin d'améliorer les indications pour les formulaires. Le filtre est automatique et peut laisser passer certains détails. Les conversations des comptes entreprise ne sont pas utilisées à cette fin. Vous pouvez vous y opposer à [email protected].
• Nous n'utilisons pas vos données pour entraîner des modèles d'IA.

6. Qui reçoit les données

Nous ne vendons pas de données personnelles. Le personnel autorisé de FoxDocs ne peut accéder aux données que pour l'assistance, la correction d'erreurs et la sécurité. Nous pouvons divulguer des données lorsque la loi l'exige.

7. Transferts internationaux

Notre serveur se trouve aux États-Unis, et les fournisseurs d'IA ainsi que Cloudflare traitent des données dans plusieurs pays. Les données sont donc transférées en dehors de l'UE/EEE et de la Thaïlande. Ces transferts ont lieu parce qu'ils sont nécessaires à la fourniture du service que vous demandez. Vous pouvez nous demander à [email protected] des informations sur les garanties appliquées à un destinataire donné.

8. Conservation

Ces durées sont les règles du service et sont appliquées par un nettoyage automatique.

9. Vos droits

Vous avez le droit d'accéder à vos données, de les rectifier, de les faire effacer, de demander la limitation du traitement ou de vous y opposer (y compris au traitement fondé sur l'intérêt légitime), le droit à la portabilité des données et le droit de retirer votre consentement à tout moment.

• Dans votre compte : « Télécharger mes données » (un fichier contenant tout ce qui est conservé à votre sujet sur le serveur) et « Supprimer le compte ».
• Sinon — écrivez à [email protected]. Nous répondons dans un délai de 30 jours.
• Vous pouvez introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle : en Espagne — l'Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es) ; en Thaïlande — le Personal Data Protection Committee (pdpc.or.th) ; ou l'autorité du pays où vous résidez.

10. Sécurité

• L'ensemble du trafic est chiffré (HTTPS/TLS).
• Les mots de passe sont conservés uniquement sous forme de hachage ; les jetons d'accès Google sont conservés chiffrés.
• Profil dans Google Drive — chiffré dans votre navigateur (AES-256-GCM).
• Les numéros de documents et les dates de naissance sont masqués avant leur envoi au modèle dans le chat (section 5).
• Accès au serveur uniquement par clé, pare-feu, mises à jour de sécurité automatiques.

11. Cookies

Voir la Politique relative aux cookies.

12. Enfants

Le service est destiné aux utilisateurs âgés de 18 ans et plus. Un parent ou un tuteur peut remplir des formulaires pour un enfant.

13. Modifications

Les modifications substantielles seront annoncées sur le site avant leur entrée en vigueur. La date de la version en vigueur est indiquée en haut de la page.