Acordo de Tratamento de Dados (empresas)

1. Partes e papéis

• Controlador — o titular da conta empresarial ("você").
• Operador — FoxDocs (foxdocs.ai), contato [email protected].
• Você confirma que tem base legal para tratar os dados dos seus clientes e repassá-los ao FoxDocs, e que informou os seus clientes.

2. Objeto e duração

Tratamento dos dados pessoais dos seus clientes para preencher os formulários oficiais que você seleciona, enquanto o modo empresarial estiver ativado e, depois disso, até a exclusão dos dados nos termos da seção 9.

3. Natureza e finalidade

Recebimento de dados pelo chat, pelo formulário e por arquivos enviados; reconhecimento de fotos de documentos; preenchimento e verificação com auxílio de IA; geração de arquivos PDF; armazenamento de valores para preenchimentos futuros; exclusão. A única finalidade é preencher documentos para você.

4. Tipos de dados e titulares

• Dados: dados de identificação (nome, data de nascimento, nacionalidade, sexo), dados de documentos (números de passaporte e de documentos de identidade, dados de vistos), dados de contato (endereço, telefone, e-mail), dados de viagem e estadia, outras informações exigidas por um formulário, imagens de documentos.
• Titulares: seus clientes e as pessoas indicadas nos formulários deles (familiares, anfitriões, proprietários de imóveis).
• Categorias especiais não são solicitadas. Se um formulário contiver um campo desse tipo, cabe a você garantir uma base legal para ele.

5. Obrigações do FoxDocs

• Tratar os dados somente conforme suas instruções documentadas; o seu uso dos recursos do serviço constitui tal instrução. Informaremos você se considerarmos que uma instrução viola a lei.
• Não usar os dados dos seus clientes para fins próprios: as conversas de uma conta empresarial são excluídas da análise usada para aprimorar o serviço (Política de Privacidade, seção 5).
• Garantir que o pessoal com acesso esteja sujeito a dever de confidencialidade e acesse os dados somente para suporte, correção de erros e segurança.
• Aplicar as medidas de segurança da seção 6.
• Ajudar você a responder às solicitações dos seus clientes e a cumprir suas obrigações de segurança, de notificação de incidentes e de avaliação de impacto, levando em conta as informações de que dispomos.
• Disponibilizar as informações necessárias para demonstrar a conformidade (seção 11).

6. Medidas de segurança

• Criptografia de todo o tráfego (HTTPS/TLS), site protegido pela Cloudflare.
• Senhas armazenadas apenas como hashes; tokens de acesso do Google armazenados criptografados.
• Perfil no Google Drive criptografado no navegador (AES-256-GCM), se o Drive estiver conectado.
• Mascaramento de números de documentos, datas de nascimento, e-mails e números de telefone antes de chegar ao modelo no chat e nas perguntas (exceções: verificação por IA, reconhecimento de fotos e PDFs, OCR).
• Os valores dos formulários não são gravados nos logs técnicos.
• Acesso ao servidor somente por chave, firewall, atualizações de segurança automáticas; backups diários mantidos por 14 dias.

7. Suboperadores

Você autoriza o FoxDocs a utilizar os suboperadores a seguir. Publicaremos as alterações desta lista nesta página antes de entrarem em vigor; se você se opuser, poderá desativar o modo empresarial.

8. Solicitações dos titulares

Se um dos seus clientes entrar em contato diretamente com o FoxDocs, encaminharemos a solicitação a você e não a responderemos quanto ao mérito sem a sua instrução. As ferramentas de exportação e exclusão estão disponíveis na sua conta; para qualquer outra questão, escreva para [email protected].

9. Retenção e exclusão

• Os dados dos clientes são excluídos 90 dias após o download do documento.
• Mediante sua solicitação, nós os excluímos antes.
• Quando o modo empresarial é desativado ou a conta é excluída, os dados são excluídos segundo as mesmas regras; os dados excluídos desaparecem dos backups em até 14 dias.

10. Violações de dados pessoais

Notificaremos você sem demora injustificada após tomarmos conhecimento de uma violação que afete os dados dos seus clientes, com as informações de que dispomos, para que você possa cumprir os seus próprios prazos (RGPD art. 33 — 72 horas; PDPA s. 37(4)).

11. Auditorias

Mediante solicitação, fornecemos as informações necessárias para demonstrar o cumprimento deste acordo. Auditorias e inspeções realizadas por você ou por um auditor que você designar são possíveis mediante aviso prévio razoável, em datas acordadas, e não devem revelar dados de outros clientes.

12. Transferências internacionais

Os dados são tratados fora da UE/EEE e da Tailândia (veja a seção 7 e a Política de Privacidade, seção 7). Mediante solicitação, fornecemos informações sobre as salvaguardas aplicadas a um suboperador específico.

13. Prevalência e aceitação

Para o tratamento dos dados dos seus clientes, este acordo prevalece sobre os Termos de Serviço; em tudo o mais, aplicam-se os Termos. O acordo é aceito quando você ativa o modo empresarial na sua conta; a versão e a data da aceitação são armazenadas junto com a sua conta.