Acuerdo de tratamiento de datos (para empresas)

1. Partes y papeles

• Responsable — el titular de la cuenta de empresa («usted»).
• Encargado — FoxDocs (foxdocs.ai), contacto [email protected].
• Usted confirma que tiene una base legal para tratar los datos de sus clientes y comunicarlos a FoxDocs, y que ha informado a sus clientes.

2. Objeto y duración

Tratamiento de los datos personales de sus clientes para rellenar los formularios oficiales que usted elija, mientras el modo empresa esté activado y, después, hasta que los datos se supriman según el apartado 9.

3. Naturaleza y finalidad

Recepción de datos a través del chat, el formulario y los archivos subidos; reconocimiento de fotos de documentos; relleno y revisión con ayuda de IA; generación de PDF; conservación de valores para volver a rellenar; supresión. La única finalidad es rellenar documentos para usted.

4. Tipos de datos e interesados

• Datos: identificativos (nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, sexo), datos de documentos (números de pasaporte y de documentos de identidad, datos del visado), de contacto (dirección, teléfono, correo), datos del viaje y del alojamiento, otra información que exija un formulario, imágenes de documentos.
• Interesados: sus clientes y las personas que figuran en sus formularios (familiares, anfitriones, propietarios de inmuebles).
• No se piden categorías especiales. Si un formulario contiene un campo de ese tipo, usted garantiza la base legal correspondiente.

5. Obligaciones de FoxDocs

• Tratar los datos solo siguiendo sus instrucciones documentadas; el uso que usted hace de las funciones del servicio constituye esa instrucción. Le avisaremos si consideramos que una instrucción infringe la ley.
• No usar los datos de sus clientes para fines propios: las conversaciones de una cuenta de empresa quedan excluidas del análisis para mejorar el servicio (Política de privacidad, apartado 5).
• Garantizar que el personal con acceso está sujeto a confidencialidad y solo accede a los datos para soporte, corrección de errores y seguridad.
• Aplicar las medidas de seguridad del apartado 6.
• Ayudarle a responder a las solicitudes de sus clientes y a cumplir sus obligaciones de seguridad, notificación de brechas y evaluación de impacto, teniendo en cuenta la información de que disponemos.
• Poner a su disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento (apartado 11).

6. Medidas de seguridad

• Cifrado de todo el tráfico (HTTPS/TLS); el sitio está detrás de Cloudflare.
• Contraseñas guardadas solo como hash; tokens de acceso de Google, cifrados.
• Perfil en Google Drive cifrado en el navegador (AES-256-GCM), si Drive está conectado.
• Enmascaramiento de números de documentos, fechas de nacimiento, correos y teléfonos antes del modelo en el chat y en las preguntas (excepciones: revisión con IA, reconocimiento de fotos y PDF, OCR).
• Los valores de los campos no se escriben en los registros técnicos.
• Acceso al servidor solo con clave, cortafuegos, actualizaciones de seguridad automáticas; copias de seguridad diarias conservadas 14 días.

7. Subencargados

Usted autoriza a FoxDocs a recurrir a los subencargados siguientes. Publicaremos los cambios de esta lista en esta página antes de que entren en vigor; si no está de acuerdo, puede desactivar el modo empresa.

8. Solicitudes de los interesados

Si uno de sus clientes se dirige directamente a FoxDocs, le remitiremos la solicitud y no la responderemos en cuanto al fondo sin su instrucción. En su cuenta dispone de herramientas de exportación y supresión; para lo demás, escriba a [email protected].

9. Conservación y supresión

• Los datos de los clientes se suprimen 90 días después de la descarga del documento.
• A petición suya, antes.
• Al desactivar el modo empresa o eliminar la cuenta, los datos se suprimen con las mismas reglas; lo suprimido desaparece de las copias de seguridad en 14 días.

10. Violaciones de seguridad

Le notificaremos sin dilación indebida tras tener conocimiento de una violación que afecte a los datos de sus clientes, con la información disponible, para que pueda cumplir sus propios plazos (RGPD art. 33 — 72 horas; PDPA art. 37(4)).

11. Auditorías

A petición suya facilitamos la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo. Las auditorías e inspecciones, por usted o por un auditor que designe, son posibles con un preaviso razonable, en fechas acordadas y sin revelar datos de otros clientes de FoxDocs.

12. Transferencias internacionales

Los datos se tratan fuera del EEE y de Tailandia (véanse el apartado 7 y el apartado 7 de la Política de privacidad). A petición suya, le informaremos de las garantías aplicadas a un subencargado concreto.

13. Prevalencia y aceptación

En lo relativo al tratamiento de los datos de sus clientes, este acuerdo prevalece sobre los Términos del servicio; en todo lo demás se aplican los Términos. El acuerdo se acepta al activar el modo empresa en su cuenta; la versión y la fecha de aceptación se guardan en su cuenta.