Política de privacidad

1. Quiénes somos y nuestro papel

foxdocs.ai es un servicio para rellenar formularios oficiales. El operador del servicio es FoxDocs (foxdocs.ai). Contacto para cualquier cuestión de privacidad: [email protected].

• Cuando rellena formularios para usted o su familia, FoxDocs es el responsable del tratamiento de sus datos (en el sentido del RGPD y de la ley tailandesa PDPA).
• Cuando una empresa (una gestoría, un abogado, un administrador de inmuebles) introduce datos de sus clientes con el modo empresa activado, el responsable es esa empresa y FoxDocs actúa como su encargado del tratamiento según el Acuerdo de tratamiento de datos (DPA). Los clientes de esa empresa deben dirigirse primero a ella; nosotros la ayudaremos a responder.
• Si introduce datos de otra persona, asegúrese de contar con su consentimiento u otra base legal e infórmele de esta política.

2. Qué datos tratamos

• Cuenta: correo electrónico, nombre, contraseña (solo guardamos su hash). Con el acceso mediante Google, el correo y el nombre de su cuenta de Google.
• Respuestas y valores de los campos: todo lo que escribe en el formulario o en el chat — datos del pasaporte, fechas, direcciones, datos del viaje y del alojamiento y cualquier otra información que exija el formulario concreto.
• Imágenes y archivos de documentos: fotos o PDF que sube para su reconocimiento.
• Perfil: personas, inmuebles y direcciones guardados para volver a rellenar formularios.
• Datos técnicos: dirección IP, datos del navegador, identificadores de cookies (véase la Política de cookies), registros técnicos.

No pedimos categorías especiales de datos. Si un formulario contiene un campo de ese tipo, el valor se usa solo para rellenar ese formulario.

3. Finalidades y bases jurídicas

Facilitar los datos es voluntario, pero sin las respuestas que exige un formulario no es posible completarlo.

4. Dónde se guardan los datos

• Servidor de FoxDocs (base de datos y almacenamiento de archivos en un VPS alojado por Namecheap en EE. UU.): su cuenta; los mensajes del chat y los valores de los campos; los archivos e imágenes subidos al chat; los documentos guardados para «Repetir»; su perfil, si no ha conectado Google Drive; los registros técnicos. Los valores de los campos no se escriben en los registros técnicos.
• Su Google Drive (solo si lo conecta): el perfil se guarda en la carpeta oculta de la aplicación (appDataFolder). Antes de subirse, se cifra en su navegador con AES-256-GCM. La clave de cifrado se guarda en el servidor de FoxDocs y solo se entrega a su cuenta con la sesión iniciada; la clave por sí sola no abre sus datos sin acceso a su Drive. Al conectar Drive, borramos la copia del perfil en el servidor y dejamos de guardar en él los documentos para «Repetir». Cuando inicia un chat, su navegador descifra el perfil y envía a nuestro servidor los datos necesarios para ese formulario. Puede revocar el acceso en myaccount.google.com/permissions.
• Su navegador: el borrador del formulario y un perfil temporal quedan en el almacenamiento local del navegador hasta que los borre.
• La imagen enviada con «Rellenar desde una foto» no se guarda: se usa para un único reconocimiento.

5. IA y enmascaramiento

El asistente del chat es un programa de IA, no una persona; el chat lo indica. Las respuestas de la IA, el reconocimiento de imágenes y la revisión con IA los generan modelos de lenguaje de terceros (apartado 6).

• Enmascaramiento: antes de enviar al modelo un mensaje del chat o una pregunta, los números de documentos (pasaporte, NIE/DNI, documento tailandés, número de la Seguridad Social, cuenta bancaria, número fiscal), las fechas de nacimiento, los correos y los teléfonos se sustituyen por marcadores. Los valores reales se restituyen en nuestro servidor y no salen de él en esa petición.
• Excepciones — el modelo ve los valores reales: la revisión con IA (necesita comparar números entre documentos), el reconocimiento de una foto o PDF de un documento, el reconocimiento del pasaporte (OCR) y el asistente de su cuenta.
• Mejora del servicio: fragmentos de conversaciones terminadas, de los que se eliminan automáticamente los valores introducidos en esa sesión, nombres, direcciones, números, fechas, correos y teléfonos, son analizados por un modelo para mejorar las indicaciones de los formularios. El filtro es automático y puede pasar por alto algún dato. Las conversaciones de las cuentas de empresa no se usan para ello. Puede oponerse escribiendo a [email protected].
• No usamos sus datos para entrenar modelos de IA.

6. Quién recibe los datos

No vendemos datos personales. El personal autorizado de FoxDocs solo accede a los datos para soporte, corrección de errores y seguridad. Podemos comunicar datos cuando la ley lo exija.

7. Transferencias internacionales

Nuestro servidor está en EE. UU., y los proveedores de IA y Cloudflare tratan datos en varios países. Por eso los datos se transfieren fuera del EEE y de Tailandia. Las transferencias se producen porque son necesarias para prestar el servicio que usted solicita. Puede pedir información sobre las garantías aplicadas a un destinatario concreto en [email protected].

8. Plazos de conservación

Estos plazos son las reglas del servicio y los aplica una limpieza automática.

9. Sus derechos

Tiene derecho a acceder a sus datos, rectificarlos, suprimirlos, limitar el tratamiento u oponerse a él (también al basado en el interés legítimo), a la portabilidad y a retirar su consentimiento en cualquier momento.

• En su cuenta: «Descargar mis datos» (un archivo con todo lo que se guarda sobre usted en el servidor) y «Eliminar cuenta».
• En los demás casos, escriba a [email protected]. Respondemos en un plazo de 30 días.
• Puede presentar una reclamación ante una autoridad de control: en España, la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es); en Tailandia, el Personal Data Protection Committee (pdpc.or.th); o la autoridad del país donde reside.

10. Seguridad

• Todo el tráfico va cifrado (HTTPS/TLS).
• Las contraseñas se guardan solo como hash; los tokens de acceso de Google, cifrados.
• El perfil en Google Drive se cifra en su navegador (AES-256-GCM).
• Los números de documentos y las fechas de nacimiento se enmascaran antes del modelo en el chat (apartado 5).
• Acceso al servidor solo con clave, cortafuegos y actualizaciones de seguridad automáticas.

11. Cookies

Véase la Política de cookies.

12. Menores

El servicio está destinado a mayores de 18 años. Un padre, madre o tutor puede rellenar formularios para un menor.

13. Cambios

Anunciaremos los cambios importantes en el sitio antes de que entren en vigor. La fecha de la versión vigente figura arriba.