Auftragsverarbeitungsvertrag (für Unternehmen)

1. Parteien und Rollen

• Verantwortlicher — der Inhaber des Geschäftskontos („Sie“).
• Auftragsverarbeiter — FoxDocs (foxdocs.ai), Kontakt [email protected].
• Sie bestätigen, dass Sie eine Rechtsgrundlage haben, die Daten Ihrer Kunden zu verarbeiten und an FoxDocs weiterzugeben, und dass Sie Ihre Kunden informiert haben.

2. Gegenstand und Dauer

Verarbeitung personenbezogener Daten Ihrer Kunden zum Ausfüllen der von Ihnen gewählten amtlichen Formulare, solange der Geschäftsmodus aktiviert ist, und danach bis zur Löschung der Daten gemäß Abschnitt 9.

3. Art und Zweck

Entgegennahme von Daten über den Chat, das Formular und hochgeladene Dateien; Erkennung von Dokumentfotos; KI-gestütztes Ausfüllen und Prüfen; Erstellung von PDF-Dateien; Speicherung von Werten für erneutes Ausfüllen; Löschung. Der einzige Zweck ist das Ausfüllen von Dokumenten für Sie.

4. Arten von Daten und betroffene Personen

• Daten: Identifikationsdaten (Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geschlecht), Dokumentdaten (Pass- und Ausweisnummern, Visumangaben), Kontaktdaten (Adresse, Telefon, E-Mail), Reise- und Aufenthaltsangaben, sonstige von einem Formular verlangte Informationen, Bilder von Dokumenten.
• Betroffene Personen: Ihre Kunden und die in deren Formularen genannten Personen (Familienmitglieder, Gastgeber, Immobilieneigentümer).
• Besondere Kategorien werden nicht abgefragt. Enthält ein Formular ein solches Feld, stellen Sie eine Rechtsgrundlage dafür sicher.

5. Pflichten von FoxDocs

• Die Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung verarbeiten; Ihre Nutzung der Funktionen des Dienstes ist eine solche Weisung. Wir teilen Ihnen mit, wenn wir der Auffassung sind, dass eine Weisung gegen das Gesetz verstößt.
• Die Daten Ihrer Kunden nicht für eigene Zwecke verwenden: Gespräche eines Geschäftskontos sind von der Analyse zur Verbesserung des Dienstes ausgenommen (Datenschutzrichtlinie, Abschnitt 5).
• Sicherstellen, dass Mitarbeiter mit Zugriff zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und nur für Support, Fehlerbehebung und Sicherheit auf Daten zugreifen.
• Die Sicherheitsmaßnahmen nach Abschnitt 6 anwenden.
• Sie unter Berücksichtigung der uns vorliegenden Informationen dabei unterstützen, Anfragen Ihrer Kunden zu beantworten und Ihre Pflichten zur Sicherheit, zur Meldung von Verletzungen und zur Folgenabschätzung zu erfüllen.
• Die zum Nachweis der Einhaltung erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen (Abschnitt 11).

6. Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselung des gesamten Datenverkehrs (HTTPS/TLS), die Website hinter Cloudflare.
• Passwörter nur als Hashes gespeichert; Google-Zugriffstoken verschlüsselt gespeichert.
• Profil in Google Drive im Browser verschlüsselt (AES-256-GCM), wenn Drive verbunden ist.
• Maskierung von Dokumentnummern, Geburtsdaten, E-Mails und Telefonnummern vor dem Modell im Chat und in Fragen (Ausnahmen: KI-Prüfung, Foto- und PDF-Erkennung, OCR).
• Formularwerte werden nicht in technische Protokolle geschrieben.
• Serverzugang nur per Schlüssel, Firewall, automatische Sicherheitsupdates; tägliche Backups, die 14 Tage aufbewahrt werden.

7. Unterauftragsverarbeiter

Sie gestatten FoxDocs, die folgenden Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Änderungen dieser Liste veröffentlichen wir auf dieser Seite, bevor sie wirksam werden; wenn Sie widersprechen, können Sie den Geschäftsmodus deaktivieren.

8. Anfragen betroffener Personen

Wendet sich einer Ihrer Kunden direkt an FoxDocs, leiten wir die Anfrage an Sie weiter und beantworten sie ohne Ihre Weisung nicht in der Sache. Werkzeuge für Export und Löschung stehen in Ihrem Konto zur Verfügung; für alles andere schreiben Sie an [email protected].

9. Aufbewahrung und Löschung

• Kundendaten werden 90 Tage nach dem Download des Dokuments gelöscht.
• Auf Ihre Anfrage löschen wir sie früher.
• Wenn der Geschäftsmodus deaktiviert oder das Konto gelöscht wird, werden die Daten nach denselben Regeln gelöscht; gelöschte Daten verschwinden innerhalb von 14 Tagen aus den Backups.

10. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Wir benachrichtigen Sie unverzüglich, nachdem uns eine Verletzung bekannt geworden ist, die Daten Ihrer Kunden betrifft, mit den uns vorliegenden Informationen, damit Sie Ihre eigenen Fristen einhalten können (Art. 33 DSGVO — 72 Stunden; PDPA Abschn. 37(4)).

11. Audits

Auf Anfrage stellen wir die Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlich sind. Audits und Inspektionen durch Sie oder einen von Ihnen beauftragten Prüfer sind nach angemessener Vorankündigung zu vereinbarten Terminen möglich und dürfen keine Daten anderer Kunden offenlegen.

12. Internationale Übermittlungen

Daten werden außerhalb der EU/des EWR und Thailands verarbeitet (siehe Abschnitt 7 und die Datenschutzrichtlinie, Abschnitt 7). Auf Anfrage stellen wir Informationen zu den Garantien bereit, die für einen bestimmten Unterauftragsverarbeiter gelten.

13. Vorrang und Annahme

Für die Verarbeitung der Daten Ihrer Kunden hat dieser Vertrag Vorrang vor den Nutzungsbedingungen; im Übrigen gelten die Nutzungsbedingungen. Der Vertrag wird angenommen, wenn Sie in Ihrem Konto den Geschäftsmodus aktivieren; Version und Datum der Annahme werden bei Ihrem Konto gespeichert.