Datenschutzrichtlinie

1. Wer wir sind und unsere Rolle

foxdocs.ai ist ein Dienst zum Ausfüllen amtlicher Formulare. Betreiber des Dienstes ist FoxDocs (foxdocs.ai). Kontakt für alle Datenschutzfragen: [email protected].

• Wenn Sie Formulare für sich selbst oder Ihre Familie ausfüllen, ist FoxDocs der Verantwortliche für Ihre Daten („Verantwortlicher“ im Sinne der DSGVO, „data controller“ im Sinne des thailändischen PDPA).
• Wenn ein Unternehmen (eine Agentur, ein Anwalt, ein Immobilienverwalter) bei aktiviertem Geschäftsmodus die Daten seiner Kunden eingibt, ist das Unternehmen der Verantwortliche und FoxDocs sein Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA). Kunden eines solchen Unternehmens sollten sich zunächst an das Unternehmen wenden; wir helfen ihm bei der Beantwortung.
• Wenn Sie Daten einer anderen Person eingeben, stellen Sie sicher, dass Sie deren Einwilligung oder eine andere Rechtsgrundlage haben, und informieren Sie die Person über diese Richtlinie.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: E-Mail, Name, Passwort (nur als Hash gespeichert). Bei Anmeldung mit Google — E-Mail und Name aus Ihrem Google-Konto.
• Antworten und Feldwerte: alles, was Sie in ein Formular oder in den Chat eingeben — Passdaten, Daten, Adressen, Reise- und Aufenthaltsangaben sowie alle sonstigen Informationen, die das jeweilige Formular verlangt.
• Dokumentbilder und Dateien: Fotos oder PDFs, die Sie zur Erkennung hochladen.
• Profil: gespeicherte Personen, Immobilien und Adressen für das erneute Ausfüllen.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browserangaben, Cookie-Kennungen (siehe Cookie-Richtlinie), technische Protokolle.

Wir fragen keine besonderen Kategorien von Daten ab. Enthält ein Formular selbst ein solches Feld, wird der Wert nur zum Ausfüllen dieses Formulars verwendet.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Bereitstellung von Daten ist freiwillig, ein Formular kann jedoch ohne die erforderlichen Antworten nicht ausgefüllt werden.

4. Wo Daten gespeichert werden

• FoxDocs-Server (Datenbank und Dateispeicher auf einem VPS bei Namecheap in den USA): Ihr Konto; Chat-Nachrichten und Feldwerte; im Chat hochgeladene Dateien und Bilder; für „Wiederholen“ gespeicherte Dokumente; Ihr Profil, wenn Google Drive nicht verbunden ist; technische Protokolle. Formularwerte werden nicht in technische Protokolle geschrieben.
• Ihr Google Drive (nur wenn Sie es verbinden): Ihr Profil wird im versteckten App-Ordner (appDataFolder) gespeichert. Es wird vor dem Hochladen in Ihrem Browser mit AES-256-GCM verschlüsselt. Der Schlüssel wird auf dem FoxDocs-Server gespeichert und nur an Ihr angemeldetes Konto herausgegeben; der Schlüssel allein kann Ihre Daten ohne Zugriff auf Ihr Drive nicht öffnen. Wenn Sie Drive verbinden, löschen wir die Serverkopie des Profils und bewahren keine Dokumente mehr für „Wiederholen“ auf dem Server auf. Wenn Sie einen Chat starten, entschlüsselt Ihr Browser das Profil und sendet die für dieses Formular benötigten Daten an unseren Server. Den Zugriff widerrufen Sie unter myaccount.google.com/permissions.
• Ihr Browser: Der Formularentwurf und ein temporäres Profil verbleiben im lokalen Speicher Ihres Browsers, bis Sie sie löschen.
• Ein über „Aus Foto ausfüllen“ gesendetes Bild wird nicht gespeichert: Es wird für eine einzige Erkennung verwendet.

5. KI und Maskierung

Der Chat-Assistent ist KI-Software, kein Mensch; der Chat weist darauf hin. KI-Antworten, Fotoerkennung und KI-Prüfung werden von Sprachmodellen Dritter erzeugt (Abschnitt 6).

• Maskierung: Bevor eine Chat-Nachricht oder eine Frage an das Modell gesendet wird, werden Dokumentnummern (Pass, NIE/DNI, thailändischer Personalausweis, Sozialversicherung, Bankkonto- und Steuernummern), Geburtsdaten, E-Mail-Adressen und Telefonnummern durch Platzhalter ersetzt. Die echten Werte werden auf unserer Seite wiederhergestellt und verlassen den Server in dieser Anfrage nie.
• Ausnahmen — das Modell sieht echte Werte: die KI-Prüfung (sie muss Nummern zwischen Dokumenten vergleichen), die Erkennung eines hochgeladenen Dokumentfotos oder einer PDF, die Pass-OCR und der Assistent in Ihrem Konto.
• Verbesserung des Dienstes: Auszüge abgeschlossener Gespräche, aus denen die in der Sitzung eingegebenen Werte, Namen, Adressen, Nummern, Daten, E-Mails und Telefonnummern automatisch entfernt wurden, werden von einem Modell analysiert, um die Hilfestellung zu Formularen zu verbessern. Der Filter arbeitet automatisch und kann einzelne Angaben übersehen. Gespräche von Geschäftskonten werden dafür nicht verwendet. Sie können unter [email protected] widersprechen.
• Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

6. Wer Daten erhält

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Befugte FoxDocs-Mitarbeiter dürfen nur für Support, Fehlerbehebung und Sicherheit auf Daten zugreifen. Wir können Daten offenlegen, wenn das Gesetz dies verlangt.

7. Internationale Übermittlungen

Unser Server steht in den USA, und KI-Anbieter sowie Cloudflare verarbeiten Daten in mehreren Ländern. Daten werden daher außerhalb der EU/des EWR und Thailands übermittelt. Die Übermittlungen erfolgen, weil sie zur Erbringung des von Ihnen angeforderten Dienstes erforderlich sind. Unter [email protected] können Sie Informationen zu den Garantien anfordern, die für einen bestimmten Empfänger gelten.

8. Speicherdauer

Diese Fristen sind Regeln des Dienstes und werden durch automatische Bereinigung umgesetzt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung (einschließlich einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen), auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

• In Ihrem Konto: „Meine Daten herunterladen“ (eine Datei mit allem, was auf dem Server über Sie gespeichert ist) und „Konto löschen“.
• Andernfalls — schreiben Sie an [email protected]. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
• Sie können Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einlegen: in Spanien bei der Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es); in Thailand beim Personal Data Protection Committee (pdpc.or.th); oder bei der Behörde des Landes, in dem Sie leben.

10. Sicherheit

• Der gesamte Datenverkehr ist verschlüsselt (HTTPS/TLS).
• Passwörter werden nur als Hashes gespeichert; Google-Zugriffstoken werden verschlüsselt gespeichert.
• Profil in Google Drive — in Ihrem Browser verschlüsselt (AES-256-GCM).
• Dokumentnummern und Geburtsdaten werden im Chat vor dem Modell maskiert (Abschnitt 5).
• Serverzugang nur per Schlüssel, Firewall, automatische Sicherheitsupdates.

11. Cookies

Siehe die Cookie-Richtlinie.

12. Kinder

Der Dienst richtet sich an Nutzer ab 18 Jahren. Ein Elternteil oder Vormund kann Formulare für ein Kind ausfüllen.

13. Änderungen

Wesentliche Änderungen werden auf der Website angekündigt, bevor sie wirksam werden. Das Datum der aktuellen Fassung ist oben angegeben.